Organiser un séminaire unique
Vous souhaitez offrir une journée mémorable à vos salariés ? Organiser un événement d’entreprise est un travail de longue haleine ! Il existe une multitude de possibilités. Dans cet article, nous vous aidons à vous poser les bonnes questions et vous donnons quelques petites astuces pour que votre événement soit une réussite, qu’il s’agisse d’un team building, d’un séminaire ou d’une soirée festive.
On recadre tout !
Il est important de définir globalement tous les points suivants, nous rentrerons dans les détails par la suite.
- Les grands objectifs de la journée : avez-vous identifié les objectifs à vous fixer : proposer un temps de travail hors bureau, remotiver les salariés, fidéliser les partenaires, présenter les chiffres et les objectifs à l’ensemble de l’entreprise etc… ? Quel message souhaitez-vous faire passer ?
- Le public : avez-vous identifié avec précision à qui s’adresse votre événement : qu’il s’agisse de salariés, de clients, de partenaires, êtes-vous en mesure d’identifier les personnes ciblées et leur nombre ?
- Les critères : quels sont les critères les plus déterminants pour organiser votre événement : la date ou la période de l’événement, le type de lieu, les activités de la journée, le budget ? C’est ce qui va guider les premiers pas de votre recherche.
- Les contraintes : connaissez-vous les contraintes susceptibles de peser sur votre organisation : l’accessibilité du site, les régimes alimentaires spéciaux, la flexibilité horaire, … ?
- Les prestataires : une fois que les points précédents ont été définis, de quels prestataires souhaitez-vous vous entourer ? Listez-les, sollicitez-les et faites jouer la concurrence.
Bien définir mes objectifs
Pour quelles raisons souhaitez-vous organiser cet événement ? Vous souhaitez proposer un cadre de travail différent le temps d’une journée, où vous salariés pourront évoluer sous forme de petits ateliers afin de réfléchir à une thématique en particulier ? Suite à de bons résultats, avant ou après une période délicate, vous souhaitez organiser une sortie team building durant laquelle vos équipes renforceront leur cohésion et pourront se divertir et échanger d’une manière non-conventionnelle ? Vous souhaitez faire connaitre votre nouveau produit/service à vos plus proches clients ou prospects ? Vous souhaitez fidéliser vos partenaires grâce à un moment d’échange convivial où il ne sera pas question de parler business mais bien de resserrer les liens entre vous ? Posez-vous les bonnes questions.
Établir mon public cible
Une fois les objectifs de votre événement posés, identifier le public cible est déterminant : cet événement s’adresse à vos salariés, à vos clients, prospects ou partenaires ? Le thème et les contraintes liées à votre évènement en découleront naturellement. Évidemment le nombre et le statut des personnes compte beaucoup en événementiel. Vous ne pouvez pas forcément inviter tout le monde alors il vous faudra peut-être faire des choix. Pouvez-vous vous permettre d’emmener toute votre entreprise en séminaire ? Si ce n’est pas le cas, vous pouvez identifier une équipe spécifique qui en aurait besoin ou qui le mériterait particulièrement. Et selon le statut des personnes invitées, les contraintes seront également différentes car vos salariés ne seront pas forcément reçus comme peuvent l’être des prospects chacune de ces deux catégories de public n’ayant pas les mêmes attentes.
Définir mes critères
Premièrement, il est très important de définir la période de votre évènement. En fonction de vos objectifs, opterez-vous pour la période des fêtes ou pour une belle journée de printemps ? Vous pouvez ensuite partir à la recherche du lieu de votre séminaire. Définissez alors votre territoire cible., les distances maximales envisageables à partir de vos établissements. Proche de vos salariés ? Ou au contraire, assez éloigné pour leur proposer un séjour ?
De plus, quelles activités souhaitez-vous offrir à vos invités ? S’agit-il d’un simple séminaire auquel cas une réunion suivie d’un cocktail suffira. Si l’objectif fixé initialement est de permettre à une équipe relativement jeune de se rapprocher et d’apprendre à mieux se connaitre, tout en valorisant des thèmes tels que l’effort collectif, l’entraide, la cohésion, orientez vous alors vers des activités de groupe de type team building comprenant des exercices physiques, d’adresse, de concentration. Dans le cas d’une opération destinée à remercier vos clients, on recherchera alors à bâtir un temps fort autour d’un repas précédé d’un cocktail et d’une prise de parole avec éventuellement une animation.
C’est bon, vous avez prospecté, vous avez toutes les clés en main. Définissez maintenant un budget adapté à votre porte-monnaie, bien sûr, mais aussi aux réalités du marché ! Vous pouvez choisir d’être le chef d’orchestre de votre événement ou de déléguer cela aux professionnels de l’événementiel qui vous fera les propositions correspondant.
Quelles sont les contraintes à prendre en compte ?
Les contraintes ont toute leur importance dans l’événementiel ! Pour que cette journée soit inoubliable pour l’ensemble de vos invités, il est important de les prendre toutes en considération pour éviter les mauvaises surprises. L’accessibilité du site par exemple. Vos collaborateurs ont-ils accès aux transports en commun, ou devront-ils prendre leur véhicule personnel ? Si c’est le cas, n’hésitez pas à bien communiquer sur le covoiturage, la journée de cohésion commencera dès lors qu’ils seront rassemblés dans la même voiture. Concernant les repas, y-at-il des allergies particulières, des régimes végans, vos convives sont-ils des petits ou grands mangeurs ? On se doute bien que si vous organisez un événement pour 200 personnes, c’est une question qu’il faudra prendre en compte très en amont de façon à vous assurer que votre prestataire repas sera dans la capacité de s’adapter le Jour J aux différentes attentes de vos équipes.
Dernière chose à laquelle on ne pense pas forcément, assurez-vous de la flexibilité de vos invités sur cet événement concernant les horaires. Ont-ils des contraintes horaires ? Il serait bien dommage qu’ils ne puissent pas terminer leur activité Team Building compte tenu de leurs obligations familiales ou que l’annonce majeure prévue en fin de réunion se fasse après le départ d’un certain nombre d’équipes.
Choisir mes prestataires
Identifiez quelques prestataires qui semblent convenir à votre cahier des charges (lieux, activités, traiteurs) et lancez-vous ! Pour commencer, choisissez le lieu de séminaire qui offre la ou les prestations les plus importantes selon vous ; des couchages pour un séjour, des espaces insolites pour une réunion surprenante, des offres team building adaptées à vos besoins etc… Ce lieu vous aidera probablement dans vos choix suivants. En effet, les gestionnaires d’un lieu de séminaire ou de team building ont souvent l’habitude de travailler avec différents prestataires de l’événementiel comme des traiteurs par exemple. Avant de faire vos choix, n’hésitez pas à mettre en concurrence les différents acteurs que vous avez identifiés. Cela est très important pour évaluer la qualité mais aussi les tarifs des prestataires.
Fiez-vous à votre instinct !
En réalité, il n’y a pas de bon événement, le plus important, c’est qu’il corresponde au message que vous avez voulu délivrer. Que vos partenaires reconnaissent les valeurs pour lesquelles ils vous ont choisi. Que vos salariés passent un moment unique qui leur ressemble. Vous devez suivre vos envies et vous rapprocher au plus près de ce que vous voulez véhiculez en terme de message et d’image !